Aujourd’hui, 33% des entreprises utilisent un logiciel de gestion d’achats. Bon nombre des responsables achats sont incertains quant à l’utilisation des nouvelles technologies dans l’atteinte de leurs objectifs, alors que d’autres, réalisent à quel point une solution digitalisée peut être bénéfique dans leur stratégie d’achat afin de rester compétitif.
Découvrez à travers cet article, pourquoi et comment choisir une solution digitalisée pour gérer les achats !
Un logiciel de gestion des achats et approvisionnement vous permettra de créer et mettre à jour une base de données dans laquelle sera consignée tout ce qui se rapporte au service achat de votre entreprise.
Il vous permettra un suivi du budget, des factures, des commandes et des livraisons. Le logiciel de gestion des achats sera utile pour toute taille d’entreprise car il permet à la fois de gérer les achats mais aussi d’automatiser une partie de la comptabilité. Cela vous permettra d’optimiser votre processus d’achat et d’augmenter votre productivité marges permettant ainsi d’améliorer vos marges.
Les organisations doivent être concurrentielles et ainsi optimiser et automatiser leurs tâches, toujours dans un objectif de gain de temps. Pourtant, les équipes achats accomplissent encore des tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée. On considère que « la charge de travail d’un acheteur est composée à 49% de tâches opérationnelles contre 51% de tâches stratégiques ». En déléguant certaines de ces missions aux nouvelles technologies, les acheteurs pourraient se focaliser sur le cœur de leur métier.
Selon une cartographie du cycle des achats réalisée par Manutan, près de 70% des tâches peuvent être automatisées et principalement les tâches dites « opérationnelles ».
La digitalisation représente donc un véritable levier pour la gestion des achats.
Utiliser un logiciel de gestion des achats et approvisionnements présente de nombreux avantages, en voici une ébauche :
▪ Une réduction du temps consacré au ciblage des bons fournisseurs, aux démarches administratives et suivi des commandes,
▪ Un gain de productivité pour les acheteurs qui pourront se concentrer sur des tâches plus stratégiques,
▪ Une qualité optimale des informations « achats » avec une vision globale permettant une gestion des risques,
▪ Une maîtrise des stocks en évitant des ruptures,
▪ Une meilleure interconnexion entre les acheteurs et les autres services,
▪ Une meilleure visibilité et traçabilité sur les données fournisseurs,
▪ Une politique achat en adéquation avec les besoins de l’organisation,
▪ Une optimisation des achats actuels avec anticipation pours les achats futurs,
▪ Une réduction des coûts ainsi qu’une croissance directe des profits.
Comment choisir une solution digitale pour gérer les achats ?
Afin de choisir une solution digitale adaptée, nous vous conseillons de :
✓ Prendre en compte la taille de votre organisation,
✓ Connaître le budget à allouer,
✓ Rédiger un cahier de charges des taches à automatiser.
Pour choisir le meilleur logiciel d’achat, 3 éléments sont indispensables :
1. La compatibilité avec vos outils de comptabilité et de gestion actuels,
2. La capacité du logiciel à être dynamique afin d’optimiser votre gestion des achats,
3. La clarté des informations transmises avec tableaux de bord afin qu’elles soient directement exploitables par l’organisation.
Grâce à une solution digitalisée des achats, les directeurs achats passeront d’une gestion curative à une gestion de la dépense anticipative.
La plupart des acheteurs ont recours à Excel afin de gérer leurs tableaux de suivi des commandes et planifier divers besoins. Il est certain que cette solution est simple d’utilisation et bon marché, Excel n’est pourtant pas la solution qui convienne à toutes les entreprises.
En effet, l’utilisation du logiciel Excel n’est pas adaptée pour la gestion d’achats plus complexe, rien n’est automatisé. Alors que l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats et approvisionnement est intégralement conçue pour saisir, actualiser et partager vos informations. En somme, l'utilisation d’Excel est plus adaptée pour les entreprises de petite taille dont le processus d’achat est simplifié.
En globalité, un logiciel de gestion des achats est un outil efficace vous permettant d'obtenir une vision précise de votre politique d’achat. En plus de représenter un gain de temps considérable, il permet de gérer vos stratégies d’achat de façon optimale.
C’est là, que l’équipe WeSourcr intervient : pour vous proposer un logiciel de gestion des achats simplifié et
100% digitalisé.
Les fonctionnalités sont nombreuses, découvrez en quelques-unes :
✓ Facilitez les échanges en interne avec vos collaborateurs ainsi qu’en externe avec vos fournisseurs via un espace d’échange intuitif et entièrement sécurisé.
✓ Renseignez en 2 clics l’ensemble de votre liste fournisseur via un téléchargement simple en csv ou excel.
✓ Envoi de RFP/RFQ automatisé à l’ensemble de vos fournisseurs.
✓ Comparez en un clin d’œil les offres émises par vos fournisseurs ainsi que l’ensemble de votre activité d’approvisionnement.
✓ Acceptez ou modifiez facilement les offres émises par vos fournisseurs via un espace dédié.
✓ Classifiez et numérisez vos encours et paiements.
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