Un logiciel de gestion de intérimaires a pour but de faciliter la gestion des échanges entre les entreprises et les agences d'intérim. Ce genre de logiciel est disponible à l'achat ou sous formule d'abonnement. Lorsque cette dernière est choisie, on parle alors de logiciel Saas, pour Software as a service. WeSourcr vous dévoile aujourd’hui 5 bonnes raisons d’opter pour un logiciel de gestion intérimaires.
Les entreprises doivent mettre en place une certaine organisation pour embaucher des intérimaires. Mais entre la diffusion des annonces, le tri des candidatures, les entretiens et les réponses aux candidats, il n’est pas toujours simple d’optimiser son temps. C’est pourquoi nous vous conseillons d’opter pour un logiciel gestion intérimaires et nous vous en dévoilons quelques avantages.
▪ Premièrement, un logiciel de gestion intérimaires permet d'optimiser l'organisation et le temps des services de ressources humaines grâce notamment à la centralisation des données sur une même plateforme.
▪ Concernant le budget, la visibilité est facilitée. Les dépenses sont davantage maîtrisées.
▪ À propos du recrutement, tous les profils d'intérimaires issus de différentes agences sont répertoriés. Certains sont plus rares que d'autres sur le marché du travail. D'autres sont très demandés à certains moments de l'année. Connaître ses informations et savoir dans quelle agence ils se trouvent permet d'anticiper ses demandes.
Raison n°1 - Le gain de temps
De l’expression du besoin à la facturation et au reporting, la gestion de l'intérim prend du temps. En offrant la possibilité à vos équipes d’optimiser certaines tâches à faible valeur ajoutée, un logiciel de gestion intérimaires permet donc de gagner un temps précieux. Ce gain de temps s’observe à différents niveaux, aussi bien avant l’arrivée de l’intérimaire qu’au cours de sa mission et après son départ.
- En amont de la mission
Avec un logiciel, les demandes d’intérimaires sont effectuées en ligne et envoyées aux agences d’intérim immédiatement, accompagnées de tous les éléments utiles. Il évite les longs allers-retours par e-mail ou téléphone, place à une structuration intelligente des informations. Par conséquent, les entreprises de travail temporaire se montrent plus réactives et plus efficaces : elles proposent rapidement des candidatures pertinentes et établissent des contrats conformes.
- Au cours de la mission
Les contrats et les avenants étant signés électroniquement, toutes les informations importantes sont centralisées en un seul et même endroit. Par ailleurs, il est possible de renseigner le nombre d’heures effectuées par chaque intérimaire directement sur le logiciel. Cette action peut même être automatisée pour les entreprises disposant d’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA). Alors, le suivi de la mission est simplifiée, le nombre de litiges est fortement réduit et la sérénité du service juridique est préservée.
- À l’issue de la mission
Dématérialisées, les factures reçues sont automatiquement comparées avec la pré facturation qui a eu lieu en amont. S’il existe un écart résiduel, celui-ci est détecté par le logiciel et l’entreprise en est immédiatement informée. D’ordinaire très chronophage en raison du volume important de factures à traiter, cette étape de contrôle se déroule rapidement avec un logiciel.
Raison n°2 - Le respect de la réglementation
Le travail temporaire est réglementé par le Code du Travail. Le non-respect des obligations définies par la loi peut exposer l’agence d’intérim ainsi que l’entreprise utilisatrice à de lourdes sanctions. Pour limiter considérablement les risques juridiques liés à l’accueil du personnel intérimaire, il peut alors être intéressant d’opter pour un logiciel de gestion intérimaires. En effet, grâce à la signature électronique des contrats de travail, il devient plus aisé de respecter les délais prévus par la loi.
Vous pouvez également garder un œil vigilant sur chaque mission, suivre l’ancienneté d’un intérimaire, les renouvellements de contrat, les modalités de rémunération et les délais de carence afin de vous assurer que vous êtes en conformité avec la réglementation. De plus, grâce au contrôle automatisé, vous pouvez recevoir des notifications et donc être alertés.
Raison n°3 - La réduction des dépenses
Évidemment, la comparaison automatique entre les pré-factures et les factures contribue également à réduire les dépenses de l’entreprise et à simplifier la mission des acheteurs et contrôleurs financiers. De plus, le paramétrage des accords-cadres et du règlement de paie offre une meilleure lisibilité et un contrôle accru du budget.
Raison n°4 - L’optimisation du reporting
Un logiciel de gestion intérimaires complet propose des fonctionnalités avancées de reporting. Elles permettent d’obtenir des informations qualitatives et quantitatives précises (effectifs, durée moyenne des contrats, dépenses, qualité fournisseurs…) utiles aussi bien aux RH qu’aux fonctions achats, juridiques et finances.
Ces données représentent de précieux indicateurs pour mener correctement des revues de performances semestrielles ou annuelles. Par ailleurs, elles peuvent également être essentielles pour affiner vos appels d’offres : en ayant une meilleure compréhension de vos besoins, votre activité. Vous pourrez compter sur des réponses plus pertinentes de la part des agences d’intérim.
Raison n°5 - L'amélioration des relations fournisseurs
En 2021, on comptait 10 774 agences d’emploi réparties sur l’ensemble du territoire français. S’il est souvent essentiel de faire appel à plusieurs entreprises de travail temporaire afin de dénicher les meilleurs talents, le fait d’avoir une multiplicité de fournisseurs peut toutefois représenter un véritable casse-tête en termes de gestion.
En offrant la possibilité de définir un cadre de fonctionnement commun, un logiciel de gestion de l’intérim contribue ainsi à améliorer la qualité et l’efficacité de la relation fournisseurs.
WeSourcr vous a dévoilé 5 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de gestion intérimaires. Alors, êtes-vous convaincus ?
Si vous êtes convaincus, sachez qu’il y a 2 types de logiciels gestion intérimaires :
Le
logiciel SaaS. Accessible via le cloud, il ne nécessite pas d’installer un logiciel. Cependant, il vous faut une bonne connexion internet
Le logiciel On-premise. Il est installé sur les ordinateurs d’une entreprise et se sont les serveurs qui stockent les données.
Pour faire un bon choix de logiciel vous devez déterminer vos besoins et attentes. Également en connaître les avantages. D’ailleurs, nous avons présenté
les avantages d’un logiciel de gestion des achats et approvisionnements sur notre blog, vous constaterez que certains avantages sont semblables à celui du logiciel de gestion intérimaires.
La gestion des intérimaires au sein d’une entreprise exige une rigueur et prend du temps. Alors que de plus en plus de sociétés font le choix de digitaliser leurs processus RH, s’équiper d’un logiciel de gestion intérimaires apparaît aujourd’hui indispensable.
Les raisons d’utiliser un logiciel de gestion intérimaires sont multiples. Ils permettent de gagner du temps. D’autre part, les risques d’erreurs sont minimisés. En parallèle, la facturation est aussi plus sûre. En effet, le logiciel compare les factures et le calcul du budget repose sur les taux horaires renseignés sur le logiciel.
Autre avantage du logiciel de gestion de l’intérim, il permet d’être en conformité avec la loi du travail, notamment pour ce qui de l’édition des contrats.
